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總是開不完的會,怎樣才能更有效率?

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在企業中會議是一個重要的溝通管道,具有建立共識、協調行動、集思廣益、解決問題等重要的功能,然而會議卻經常令人心生恐懼,因為許多會議缺乏效率、時間冗長,甚至不但沒有解決問題,反而衍生出更多問題。這些為人詬病的現象,其實是有方法可以改善的。 

我們可以運用心智圖法(Mind Mapping)作為會議管理的工具及溝通的平台,並可在「會議前」、「會議中」和「會議後」發揮不同但又相輔相成的管理功能,以改善會議的效率。 

‧會議前:由於心智圖(Mind Map)的結構可幫助我們思考周全,且有助於將相關的議題整合起來,所以會議前可先用心智圖規劃議程,並蒐集各單位或與會人員的想法。 

‧會議中:運用心智圖的分類邏輯結構隨時掌握會議主題,也能將臨時產生的想法記錄下來,不會因離題而忽略了原本需要討論的重點,也不會受限於原本的議題而錯過或許很有價值的想法。另外心智圖也能幫助我們清楚看到各個議題是否都已經充分討論,隨時針對不完整的部分進行增補。 

‧會議後:可快速掌握決策重點,並可用最短的時間整理出條理清晰的會議記錄。 

上圖是浩域企管~孫易新心智圖法教育訓練機構的一場「主管會議」心智圖,可清楚看出這次會議要討論的重點有「專案」、「員工」、「尾牙」和「業績」四大項。 

在「專案」方面,分別就「計畫」和「活動」兩方面來討論,計畫則分別討論與顧問公司和媒體的合作案,活動有心智圖的演講與競賽;在「員工」方面,需討論的議題有「訓練」和「休假」兩部分,並分別就訓練的內容、時間、預算,以及休假的方式來討論;年底的「尾牙」則依5W1H的原則來進行規劃;最後在「業績」方面,分成內訓、公開班及出版品三部分,並分別就達成率、成長率及Solution解決方案來討論。
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